ハイブリッドイベントのメリット・デメリットや成功のコツを徹底解説！

ハイブリッドイベントとは？

近年、企業が開催するイベントやセミナーのハイブリッド化が進んでいます。ハイブリッドイベントとは、具体的にどのようなものなのでしょうか。

リアルイベントとオンラインイベントのいいとこどり

ハイブリッドイベントとは、企業のイベントやセミナーをリアルな会場で実際に開催しつつ、オンラインでの配信も行う新しいイベント開催方式のことで、リアルイベントとオンラインイベントの両方のいいところを取り入れられるのが特徴です。
ではここで一度、リアルイベントとオンラインイベントの主なメリット・デメリットを確認しておきましょう。

	メリット	デメリット
リアルイベント	・臨場感や一体感を演出できる ・質問や対話を行いやすい	・運営コストがかかる ・場所に制限がある ・参加人数に制限がある
オンラインイベント	・運営コストを削減できる ・場所に制限がない ・大人数でも参加可能 ・幅広い層にリーチできる	・臨場感や一体感を演出しにくい ・質問や対話を行いにくい

ハイブリッドイベントでは、リアルな会場で実際にイベントを開催しながらも、オンラインでの参加も可能なため、人数や場所の制限を受けず、運営コストを削減することができます。

ハイブリッドイベントが広まった背景

新型コロナウイルス感染症の流行により、実際に人と人とが会うリアルイベントの開催が難しくなったことで、2020年頃からビデオ会議ツールなどを使用したオンラインでのイベント配信が急激に増加。しかし、新型コロナウイルス感染症の流行が収束しつつあり、人々がコロナ禍以前の生活を取り戻し始めている現在では、リアルイベントも徐々に再開されるようになってきました。

とはいえ、リアルのメリットを残しながら、オンラインならではのメリットも取り入れたいと考える企業は少なくありません。そこで、必ずしもリアルで行う理由がなかったり、遠隔地の人にも参加してもらいたい場合などは、従来のリアルイベントの規模を縮小したハイブリッドイベントを開催するケースが増えています。

ハイブリッドイベントの導入例

ハイブリッドイベントは、どのようなイベントで導入できるのでしょうか。ハイブリッドイベントで開催されることの多いイベントの例をご紹介します。

• セミナー・ウェビナー
• 社員総会・表彰式などの社内イベント
• 社内研修・勉強会
• 採用イベント
• 展示会

上記のように、リアルタイム性は必要であるものの、参加者全員が必ずしも同じ会場にいなくても問題がない場合は、ハイブリッドイベントを導入することができます。
また、参加者が多い場合や、遠隔地からも参加してもらいたい場合なども、ハイブリッドイベントが適しているといえるでしょう。

ハイブリッドイベントのメリット

ハイブリッドイベントにはどのようなメリットがあるのか、詳しく見ていきましょう。

リアルとオンラインの両方で集客できる

イベントの参加者の中には、リアルで参加したい人もいれば、場所などの都合によってオンラインの方が都合のいい人もいるかと思います。ハイブリッドイベントではこのどちらの層も集客できるため、多くの人に参加してほしいイベントに適しているといえるでしょう。

リアルとオンラインのどちらでも参加できるイベントにすることで、参加者側のイベント参加への抵抗感やハードルを下げることが可能となり、幅広い層を取り入れることができるようになります。

参加者が大人数でもコストを抑えられる

リアルイベントでは参加者が多くなればなるほど、大人数を収容できるイベントホールやホテルなどの会場が必要となり、その分場所代が高くなっていました。しかし、ハイブリッドイベントではオンライン参加者の人数を考える必要がなく、実際に会場を使用する出演者の人数だけで場所を選べるため、自社の会議室などを利用すれば、場所にかかる費用を無料にすることも可能に。

ハイブリッドイベントは、参加者が大人数になる大規模なイベントであっても、少ないコストで開催することができるのです。

アーカイブ化できる

イベントをハイブリッド化すると、オンライン参加者に向けて配信した映像のアーカイブ化が可能になるため、1回のイベントだけで終わらせてしまうのではなく、イベントをコンテンツ化できます。

特にセミナーなどは、繰り返し視聴したいという参加者も多いのではないでしょうか。イベント当日はリアルイベントに参加した参加者も、後日自宅でアーカイブを繰り返し視聴できるため、参加者の理解促進にもつながります。

また、アーカイブ化することで重要度の低い箇所をカットし、コンパクトなコンテンツにすることができます。
視聴者は閲覧したい箇所だけを視聴したり、1.5倍速～2倍速で視聴するなど、自分の都合に合わせて効率的に知識を得ることも可能となるため、利便性も非常に高いといえるでしょう。

ハイブリッドイベントのデメリット

ハイブリッドイベントを開催する際は、メリットだけでなくデメリットも必ず確認しておく必要があります。どのようなデメリットがあるのか、詳しく見ていきましょう。

リアルな参加者とオンライン参加者との間に温度差が生じる

リアルイベントの最大のメリットは、会場での臨場感や緊張感などの盛り上がりを直に感じられることではないでしょうか。音楽ライブなどでも、実際に会場に行ってライブに参加するのと配信で観るのとでは、得られる感動に差があるかと思います。

表彰式などの社内イベントの場合も、登壇した社員のスピーチを聞き、涙を流している姿を実際に会場で見ている参加者と、家でパソコンなどの画面上で見ている参加者とでは得られる感動に差が生じ、一体感を感じにくいというデメリットが。
オンライン参加の場合、人との距離感や会場の温度感を感じにくいため、画面上のできごとを自分ごととして捉えづらく、リアルの参加者との間に温度差が生じやすいのです。

運営のオペレーションが煩雑になる

ハイブリッドイベントでは、会場の設営やイベント当日の案内などのリアル会場での準備に加え、配信を行うプラットフォームの選定や機材の手配など、オンラインでの配信準備も必要になります。リアル会場はもちろん、オンラインでのトラブルに対応できる人材も確保しておく必要があるでしょう。

さらに、イベントを進行するスタッフだけでなく、配信機材を扱うスタッフもイベントの流れや演出を十分に理解しておかなければなりません。
リアルイベントよりも連携が必要なスタッフの人数が増えるため、リアル会場・オンラインともに入念なリハーサルを行うようにしましょう。

配信プラットフォームの選び方については、こちらの記事で詳しく解説しています。
ライブ配信プラットフォームのおすすめはどれ？最適な選び方もご紹介！

ハイブリッドイベントにおける会場の選び方

リアルイベントの場合、参加人数や会場へのアクセスなどを基準に会場を選ぶことが多いかと思いますが、ハイブリッドイベントでは基準にすべき点が異なります。
では、ハイブリッドイベントの会場は何を基準に選ぶべきなのでしょうか。

十分なネットワーク回線が整備されているか

オンライン参加者に向けてイベントのリアルタイム配信を行うハイブリッドイベントにおいて、会場のネットワーク回線は必ず確認しておかなければならない最重要項目です。ネットワーク回線が不安定な場合、配信が遅延する可能性があり、オンラインの参加者とリアルな参加者との間に情報格差が生じてしまう恐れも。

オンライン参加者が快適にイベントに参加するためにも、安定した回線の準備は欠かせません。スムーズなライブ配信を行うためには安定した通信が可能な有線LANが必須。また、アップロードの回線速度は300Mbps～1Gbpsが目安になります。
回線速度がどれくらいなのかは以下の方法で確認できるため、必ず配信前に確認しておきましょう。

• 「Fast.com」にアクセスする
• Googleで「スピードテスト」と検索する

さらに安定した配信を行うためには、1社の回線を独占して使用できる専有回線であることが望ましいです。

演出によってどれくらいの広さが必要になるのか

ハイブリッドイベントのメリットとして、出演者の人数に合わせて会場を選ぶため、参加者が大人数でも大きな会場を用意する必要がないとお話しました。しかし、ハイブリッドイベントの会場を選ぶ際は、出演者の人数に加え、演出によって必要になるカメラの台数や位置を把握しておかなければなりません。

たとえば、10人の出演者を横並びで一画面に写す必要がある場合は、引きで10人を撮影するための距離を確保しなければならず、その分の広さが必要となりますが、1人ずつ写れば問題ない場合、引きではなく寄りで撮影するため、広い会場は不要となります。
また、登壇の際にサプライズ演出をしたい場合や出演者が会食形式を取る場合などは、それに見合った広さの会場が必要になります。

ハイブリッドイベントを開催する際は、出演者の人数だけでなく、イベントの内容や演出を考慮したうえで会場を選ぶようにしましょう。

ハイブリッドイベントを成功させるコツ

ハイブリッドイベントでは、リアルの参加者とオンライン参加者との間に温度差が生じる点がデメリットであるとお話ししました。ハイブリッドイベントを成功させるためには、この温度差を埋めることが課題となります。具体的にどのようなことをすればいいのか、詳しく解説していきます。

遠隔地からの高画質な中継演出

ZoomやMicrosoft Teamsなどの配信プラットフォームを使用すると、リアル会場の参加者と遠隔地からオンラインで参加している参加者が画面上で対話しているかのような合成が可能に。こういった中継演出は、オンライン参加者が放置されず自分ごととして捉えられるため、リアル会場の参加者との温度差を感じにくくなります。

ただし、ZoomやMicrosoft Teamsでは、どうしても画質が粗くなってしまうのが難点。そこでぜひ取り入れてほしいのが、IPコンバーターです。IPコンバーターとは、遠隔地からの映像をLANケーブルを介して受信・送信できる変換装置のこと。
IPコンバーターを使用すれば、遠隔地からの中継であっても高画質で映像を伝送することができるため、イベントのクオリティアップにつながります。

抽選会やプレゼント企画

ハイブリッドイベントを成功させるためには、オンライン参加者をなるべく画面の前に固定し、繋ぎとめなければなりません。そこで効果的なのが、リアルタイムで知りたい情報を提供すること。

たとえば、抽選会やプレゼント企画など、抽選結果や当選発表をリアルタイムで知りたくなるような企画であれば、オンライン参加者の興味を惹き、自分ごととして感じてもらいやすいため、リアルの参加者との温度差を埋めるのに非常に有効です。そのほかにも、クイズ大会などのゲーム性のある企画を行うことで、オンライン参加者がリアルの参加者と一緒に楽しむことができ、イベントに関わったという実感を持てるでしょう。

ハイブリッドイベントを成功させるためには、リアルの参加者とオンライン参加者が一体感を感じられるような企画を行うようにしましょう。

オンライン参加者へのケア

ハイブリッドイベントでは、オンライン参加者のリテラシーが不足していることを考え、オンライン参加者を見放さない、ケアする役割が必要になります。

リアルイベントの場合、質問などがある場合はその場で直接聞くことができますが、オンライン参加の場合はそうはいきません。オンライン参加者からのチャットの質問に回答したり、緊急トラブルがあった場合に対応できる運営事務局を設置するようにしましょう。

まとめ

ハイブリッドイベントの特徴やメリット・デメリット、会場の選び方などについてお話してきましたが、いかがでしたか。
ハイブリッドイベントを開催する際は、メリット・デメリットの両方をしっかりと把握したうえで、予算や出演人数、ネットワーク回線、演出などを考慮して会場選びを行いましょう。

また、ハイブリッドイベントでは、リアルの参加者とオンライン参加者の温度差を埋めることが重要に。一体感を感じられるような演出や企画を考え、オンライン参加者へのケアをしっかりと行える体制を整える必要があります。
ハイブリッドイベントを成功させるためには、リアルイベントは従来のイベント会社に任せながらも、イベント会場からのライブ配信は、ライブ配信や収録に強い専門業者に依頼するのがおすすめ。

東京都内はもちろん、関西にも拠点があるワンストップスタジオの「イベント・ストリーミング」のサービスでは、ライブ配信はもちろん、リアルイベントの企画・運営までをワンストップで任せることができます。
ハイブリッドイベントやイベント会場からのライブ配信・収録にお悩みの場合は、ライブ配信・収録の実績が豊富なワンストップスタジオにぜひ一度ご相談ください。